Cómo importar pagos a proveedores vía Excel
Para importar pagos a proveedores vía Excel, entrá a Compras > Pagos, hacé clic en Importar, completá el modelo con un pago por fila y subilo. Xubio registra todos los pagos juntos, los aplica a las facturas de compra que indiques y te muestra cuáles tienen errores para que los corrijas.
Paso a paso
Seguí estos pasos desde el módulo Compras.
Ingresá a Pagos
Entrá a Compras > Pagos y hacé clic en Importar.
Descargá el modelo
En la pantalla Importación vía Excel, hacé clic en Descargar modelo. También lo podés descargar desde el botón que está al pie de esta sección.
Completá el archivo
Cargá un pago por fila, sin cambiar los nombres de las columnas. Más abajo te explicamos qué va en cada una.
Importá el archivo
Seleccioná el archivo completo y hacé clic en Importar. Se aceptan archivos XLS y XLSX de hasta 50 KB.
Revisá el resultado
Al terminar, vas a ver cuántos pagos se importaron y cuáles tienen errores, para corregirlos.
Columnas obligatorias
Las columnas con asterisco (*) se completan en todas las filas.
Fecha *
La fecha del pago, en formato DD/MM/AAAA.
Nombre del proveedor *
El nombre del proveedor tal como figura en Xubio. Tiene que estar activo.
Número de pago *
Un número único para el pago, con el formato de tu talonario (por ejemplo, X-0001-00000001). No puede estar registrado previamente en Xubio.
Cuenta contable *
La cuenta con la que hiciste el pago. Tiene que ser una cuenta activa de Banco, Caja o Tarjeta de crédito, y se admite una sola cuenta por pago.
Importe *
El monto que pagaste con esa cuenta. Tiene que ser mayor a cero.
Retención (opcional)
Si en el pago practicaste una retención, completá estas cuatro columnas. Se admite una retención por pago, y la fecha del certificado es la misma que la del pago.
Retención
El concepto de retención tal como figura en Xubio. Puede ser uno predefinido o uno creado por vos. No se admiten retenciones bancarias.
Número de comprobante
El número del certificado de retención, con 12 dígitos (por ejemplo, 0001-00000001). No puede estar usado en otro pago.
Importe ISAR
El importe sujeto a retención.
Importe retenido
El importe que retuviste. Tiene que ser mayor a cero.
Importante Xubio no recalcula las retenciones del archivo: se importan con los importes que informaste.
Si sos agente de retención de Ingresos Brutos de la provincia de Buenos Aires y necesitás el certificado válido ante ARBA, registrá ese pago desde la factura de compra, con el cálculo automático de retenciones.
Observaciones y aplicación (opcional)
Estas columnas te permiten dejar una nota en el pago y cancelar con él una factura de compra pendiente.
Observaciones
Las observaciones del pago.
Aplicación
El número de la factura de compra a la que querés aplicar el pago, tal como figura en Xubio (por ejemplo, A-00003-00012345). Tiene que ser del mismo proveedor y tener saldo pendiente. Se admite una sola factura por pago.
Resultado de la importación
Al finalizar, Xubio te muestra el detalle de la importación: cuántos pagos se importaron y cuántos tienen errores.
Revisá el estado de cada pago
Cada fila aparece como Exitosa o Error. Los pagos con error se muestran primero.
Mirá el motivo del error
Posá el cursor sobre Error para ver el detalle.
Corregí y volvé a importar
Con Exportar pagos erróneos descargás un Excel con los pagos que no se importaron y el detalle de cada error. Corregilos y usá Nueva importación para importarlos de nuevo.
Tip Para la nueva importación usá el Excel de pagos erróneos ya corregido, no el archivo original: los pagos que ya se importaron darían error, porque su número ya existe en Xubio.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si el pago supera el saldo de la factura?
El pago se aplica hasta cubrir el saldo pendiente de la factura, y la diferencia queda a cuenta del proveedor para aplicarla más adelante.
¿Puedo importar pagos con cheque o en moneda extranjera?
No. La importación admite pagos en pesos hechos con una cuenta de Banco, Caja o Tarjeta de crédito. Los pagos con cheques propios o de terceros, o en moneda extranjera, cargalos desde Nuevo pago.
¿Puedo pagar con más de una cuenta o aplicar un pago a varias facturas?
No. Cada fila del Excel es un pago con una sola cuenta, una retención como máximo y una factura a aplicar. Si necesitás más, cargá ese pago desde Nuevo pago.
¿Por qué no me deja cargar el archivo?
- El archivo tiene que ser XLS o XLSX y pesar hasta 50 KB.
- Tiene que tener todas las columnas del modelo, con los mismos nombres. Xubio lee la primera hoja del archivo.
- Tiene que tener al menos un pago cargado debajo de los encabezados.