¿Cómo envío mis pagos por email?

En Xubio podés enviar los comprobantes de tus pagos por email de dos maneras:

• Envío individual: para enviar un solo comprobante.
• Envío masivo: para enviar múltiples comprobantes a la vez.

Envío individual

1. Desde la barra de navegación superior, ingresá al módulo Compras > Pagos.
2. Seleccioná el pago del cual querés enviar el comprobante, haciendo clic sobre el número del mismo.
3. Una vez dentro del pago, seleccioná el botón “Enviar por email”.
4. En esta pantalla, podrás configurar:

• Plantilla de mail: podés seleccionar una de las plantillas que tengas cargadas en tu configuración (opcional).
• Asunto: escribí el asunto que verá tu proveedor en su bandeja de entrada.
• Cuerpo de texto de mail: escribí el mensaje principal del email. Si seleccionaste una plantilla, podés editar el texto.

5. Una vez listo, hacé clic en “Enviar”.

Envío masivo

1. Ingresá a Compras > Pagos.
2. En la botonera superior, hacé clic en “Envío de emails”.

Se iniciará un proceso guiado de 2 pasos:

Paso 1: Selección de pagos

Aquí verás el listado de tus pagos.

1. Seleccioná todos los que quieras incluir en el envío masivo.
2. Hacé clic en “Siguiente” para avanzar.

Tené en cuenta que existe un límite de 1.000 envíos por hora.

Paso 2: Configuración de mensaje

En esta pantalla, podrás configurar:

• Plantilla de mail: podés seleccionar una de las plantillas que tengas cargadas en tu configuración (opcional).
• Asunto: escribí el asunto que verá tu proveedor en su bandeja de entrada.
• Cuerpo de texto de mail: escribí el mensaje principal del email. Si seleccionaste una plantilla, podés editar el texto.

Una vez listo, hacé clic en “Enviar”.

Detalle del envío

Al hacer clic en “Enviar emails”, el sistema comenzará a procesarlos.

• Verás una barra con el progreso del envío. Si hacés clic en “Volver”, el proceso continuará ejecutándose en segundo plano.
• Al finalizar, verás un resumen con los pagos que se enviaron exitosamente y aquellos que presenten errores.
• Al posar el cursor sobre el estado “Error” se mostrará el detalle del error.
• Desde esta pantalla final, tenés dos acciones disponibles:
  • Exportar pagos erróneos: se realiza la descarga de un archivo Excel detallando únicamente los pagos que no se pudieron enviar y el motivo del error.
  • Nuevo envío: te permite volver al paso 1 para iniciar un nuevo proceso masivo.

¿Cómo ver el estado de los envíos?

Tanto para los envíos individuales como para los masivos, podrás ver el estado del mail en la grilla principal de Compras > Pagos.

Buscá la columna “Estado email”, que te indicará alguna de las tres opciones posibles:

• No enviado: el mail nunca se envió o tuvo un error.
• Enviado: el mail se envió correctamente.
• Leído: el destinatario abrió el mail.

Recomendaciones

• Es importante que realices la carga de la dirección de correo electrónico del proveedor previamente al envío del pago, para que te aparezca de forma automática al momento de enviar el comprobante. Podrás realizar la carga del email del proveedor desde “Compras” > “Proveedores”, completando el campo “Email”.
• En caso de que quieras cargar una plantilla de emails al envío, podrás realizarlo previamente desde Configuración > “Plantilla de Mails”.
• Si trabajás con retenciones, revisá que estén bien configuradas para que los certificados se adjunten correctamente. Podés consultar el detalle en ¿Cómo configuro retenciones automáticas en Pagos?.