Preguntas Frecuentes
Errores frecuentes al facturar electrónicamente
En el proceso de facturación electrónica, la numeración de las facturas y su validación ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) pueden generar algunos errores. Aquí encuentras los más frecuentes: el mensaje exacto que ves en Xubio, por qué aparece y cómo solucionarlo.
No se encontró en la DIAN el número de resolución indicado
«No se encontró en la DIAN el número de resolución indicado»
Este error tiene cuatro causas posibles. Revísalas en orden:
La resolución venció por fecha
La fecha de vigencia de tu resolución ya pasó. Para comprobarlo, ingresa a Mi configuración (tuerca superior derecha) > Mis facturas > Mis numeraciones, abre el punto de numeración configurado y revisa que el campo Fecha vigencia hasta no sea anterior a la fecha de hoy.
Si está vencida, haz estos pasos en la DIAN:
La resolución se agotó por rango
Ya usaste todos los números autorizados. Ingresa a Mi configuración (tuerca superior derecha) > Mis facturas > Mis numeraciones, abre el punto de numeración configurado y revisa si el campo Último utilizado es mayor al número de la columna Último componente del talonario.
Si ya es mayor, debes solicitar una nueva resolución para autorizar más rangos. Sigue los mismos tres pasos de la causa 1.
Falta asociar los prefijos a Cadena
Es obligatorio que los prefijos de la numeración solicitada en el MUISCA de la DIAN se asocien a Cadena a través del portal de factura electrónica.
Asocia los prefijos siguiendo cómo asociar los prefijos a Cadena.
Ten en cuenta que, una vez solicitas la resolución de numeración, demora aproximadamente 1 hora en verse reflejada en el micrositio de factura electrónica.
La resolución configurada en Xubio es incorrecta
El número guardado en Xubio no coincide con el de la DIAN, o tiene espacios en blanco.
Ingresa a Mi configuración > Mis facturas y revisa el campo Resolución:
- Confirma que sea el mismo número del formulario 1876.
- Verifica que no tenga espacios en blanco al inicio ni al final.
El punto de venta o prefijo ya existe
«El punto de venta o prefijo ya existe»
Aparece al crear y guardar una nueva numeración desde Configuración > Mis facturas > Numeraciones, porque el prefijo está duplicado:
- Dejaste el campo Prefijo vacío: Xubio ya te da un punto de numeración por defecto con el prefijo vacío.
- Usaste un prefijo que ya tiene otro punto de numeración.
No crees un punto de numeración nuevo con el mismo prefijo. Si necesitas actualizar una resolución que mantiene el mismo prefijo, ingresa al punto de numeración de ese prefijo y cambia los datos por los de la nueva resolución.
No está permitido editar el IVA sin la opción de bienes cubiertos activa
«No está permitido editar el IVA de los productos sin tener la opción de 'Bienes Cubiertos' activa»
Se modificó manualmente el IVA dentro del comprobante. Este campo no es editable: el programa lo calcula según Configuración > Mi empresa > Condición de IVA y la configuración de los productos en Ventas > Productos de venta.
- Elimina el documento.
- Valida el impuesto en las dos rutas: Condición de IVA de tu empresa y configuración del producto.
- Vuelve a generar la factura sin alterar el campo del IVA.
No se pueden generar facturas con bienes cubiertos fuera de las fechas del gobierno
«No se puede generar Facturas Electrónicas con la opción 'Aplica Bienes Cubiertos' con fechas diferentes a las estipuladas por el gobierno»
Dentro de Más opciones del comprobante está marcada la casilla Aplica Bienes Cubiertos, una función reservada para jornadas especiales como el Día sin IVA.
- Desmarca la opción Aplica Bienes Cubiertos.
- Sigue los pasos del error 3 para validar el IVA y volver a generar la factura.
El documento tiene fecha menor a la del documento que deseas emitir
«No se pudo completar la opción. El documento número _ tiene fecha menor a la fecha del documento que desea emitir»
- Bajo el Anexo Técnico 1.9 de Facturación Electrónica, la DIAN solo permite transmitir documentos de venta (facturas y notas) con la fecha del día actual de la transmisión.
- El programa mantiene una restricción estricta de orden cronológico y numérico: tiene que existir una correlación exacta entre la fecha de emisión y el número de consecutivo.
Cualquier ajuste de fechas o eliminación tiene que hacerse de forma secuencial, empezando siempre por el último comprobante cargado.
- Asignar el cliente CADENA SA.
- Eliminar los productos originales y seleccionar únicamente el ítem PRODUCTO DE PRUEBA VALIDACIÓN PREVIA.
- Definir cantidad y precio con el valor 1.
Error al crear la factura de venta
«Ha ocurrido un error inesperado. Código de error: …»
Este error puede aparecer por dos situaciones. Si después de revisar la primera el error persiste, revisa la segunda.
La factura es de contado y falta la información de pago
Falta llenar la información de pago en la parte inferior de la pantalla de la factura.
Completa los campos Tipo de cuenta, Cuenta e Importe:
- Tipo de cuenta: selecciona si el dinero entró a Caja (efectivo), Bancos o por un cheque. Si es cheque, diligencia los campos número de cheque, vencimiento y banco.
- Cuenta: despliega la lista y elige la cuenta contable específica donde va a ingresar el dinero.
- Importe: escribe el valor total de la factura.
Una vez completes estos tres campos, el sistema te dejará guardar la factura.
Hay un descuadre de consecutivo (factura a crédito o de contado)
El número consecutivo configurado en el sistema no coincide con el número de la última factura creada.
- Ve a Ventas > Comprobantes de venta y verifica cuál fue la última factura creada con ese prefijo. Por ejemplo, POS-14.
- Entra a Configuración > Mis numeraciones y haz clic sobre el nombre de tu punto de numeración.
- En la parte inferior, ubica la fila Factura de venta en la columna Último utilizado.
- Compara ese número con el de la última factura que revisaste en el primer paso.
- Si no coinciden, edita el consecutivo con el número correcto y guarda los cambios. Ya podrás guardar tu factura.
