¿Como realizar pruebas de habilitación?

Ingresas a XUBIO con tu usuario y contraseña, si eres un nuevo usuario, te registras en la opción “REGISTRARME GRATIS”

1. Configurar tu cuenta

En el icono de la tuerca superior derecha, ingresa en “Mi configuración > Mi empresa”- y completa los datos de la empresa. Es de carácter obligatorio que completes los Siguientes datos:

Nombre de la empresa: Razón social de la empresa.
Nombre Comercial: Completa este campo si es diferente a tu razón social.
Tipo de Organización: Ingresa si es una persona natural o una persona Jurídica
Condición de IVA: Condición de tu Cliente frente al IVA o al Impuesto Nacional al Consumo
Responsabilidades Fiscales: Seleccionar a cual responsabilidad aplicas
Identificación: Numero de identificación de la empresa o de la persona natural
Dirección: Domicilio Fiscal
Departamento:
Municipio:
Código Postal: Ingresas el código según tu dirección Fiscal, este código debe ser de 6 dígitos y corresponder a la codificación del Departamento y Municipio asociado. Podrás consultar este Código en la siguiente link; http://visor.codigopostal.gov.co/472/visor/
Mail:

Obligatorio tildar la opción de “Utilizo Facturación Electrónica” descargas el modelo del contrato, una vez lo diligencies y firmes deberás cargarlo desde la opción “Subir PDF”. También deberás completar los siguientes campos;

Nombre del Representante Legal: Indicas el nombre del representante legal de la empresa, o el nombre de la persona natural.
Identificación del Rep. Legal: Ingresas el numero de identificación del representante legal de la empresa, o de la persona natural.

2. Configurar el punto de Venta de pruebas de facturas electrónicas en Xubio con los datos del Set de Pruebas

Desde la esquina superior derecha haz clic en la tuerca de “Configuración”, selecciona la opción Mis facturas y escoge la opción: “Nueva Numeración”. Luego completa los siguientes campos;

Nombre: Nombre que darás a tu punto de venta.
Tipo de Numeración: Seleccionas “Venta” para comprobantes de Venta
Descripción: Información adicional que desees agregar.
Prefijo: No es necesario que lo diligencies, Xubio lo hará por ti.
Facturas Electrónicas con Xubio: Es obligatorio que tildes esta opción para facturación electrónica.
Punto de Pruebas: Es obligatorio que tildes esta opción para realizar pruebas de habilitación.
SetTestID: Agregas el código (TestsetId) del Set de pruebas que te asigno la DIAN.
Modo de Numeración: Xubio te sugiere > Modo Automático.
Circuito Contable: Dejas el que te carga automáticamente

Por último, deberás guardar el Punto de Venta y automáticamente se te completa los datos de la resolución, (No es necesario que los edites).

3. Generar los comprobantes electrónicos de pruebas.

En el Set de pruebas asignado por la DIAN, te especifica el número de Facturas de Venta, Notas Débito y Notas Crédito que debes enviar en pruebas exitosas para cumplir el proceso de Habilitación,

Para generar las pruebas de forma automática, ingresas a “Mi configuración” -Mis facturas- y allí seleccionas el punto de venta de pruebas antes configurado.

En la parte superior vas a seleccionar el botón –“Crear facturas de prueba”, donde deberás ingresar el número de comprobantes requerido en el Set de Pruebas, por cada uno de los campos y luego oprimes el botón de “Generar Facturas”.

Si todo fue configurado de manera correcta, te va salir un aviso indicando “Sus facturas de prueba fueron creadas correctamente”.

Ahora, deberás ingresar al módulo de Ventas > Comprobantes de Venta y selecciona los comprobantes con el prefijo del Set de pruebas, y luego en el botón de > Acciones encontraras la opción de “Enviar a la DIAN”, una vez que el envío se realice de manera exitosa, te va cargar un aviso que las facturas se validaron de manera exitosa y no podrás modificarlas, anularlas o eliminarlas.

Cuando termines de enviar a la DIAN el número de comprobantes mínimos requeridos de forma Exitosa, Xubio te rechazara el envió de documentos adicionales si el SET de pruebas se encuentra en estado “Aceptado“.

Cuando esto pase, deberás ingresar a la plataforma de “Habilitando” de la DIAN https://catalogo-vpfe-hab.dian.gov.co/User/Login donde también, te avisaran que el Set de pruebas se encuentra “Autorizado” y automáticamente te cargara un recuadro donde deberás indicar la fecha de inicio para la emisión de facturas electrónicas en Producción.

Después de informar la fecha y “Aceptar”, la DIAN te va notificar por medio de Oficio, al correo asociado en el RUT que cumpliste con el proceso de pruebas y que ya eres facturador electrónico, donde te va asignar la responsabilidad 52 en el RUT y te lo va actualizar a la fecha que quedes Habilitado.

Si ya eres facturador electrónico, no deberás informar la fecha de salida a producción.

Recomendaciones:

Al momento de envío de comprobantes a la DIAN, se recomienda empezar con un comprobante de Prueba para verificar que sea Exitoso, antes de enviar el numero requerido por la DIAN en el Set de Pruebas. Esto con el fin, que NO se consuma el consecutivo autorizado para el Set de Pruebas y quede Rechazado, porque de ser rechazado, deberás eliminar el mismo y volver a solicitar uno nuevo.
Se sugiere, que solo hasta la fecha informada de salida a producción, se generen facturas electrónicas en Producción.