¿Cómo habilitar la Factura Electrónica en Xubio?

Paso 1 · Configuración de tus datos

Ingresa a Xubio con tu usuario y contraseña. Si eres un usuario nuevo, regístrate seleccionando "Registrarme".

Selecciona el ícono de la tuerca, en la esquina superior derecha, y haz clic en "Mi empresa" para completar los siguientes campos obligatorios:

• Nombre de la Empresa: indica la razón social.
• Tipo de Organización: persona natural o jurídica.
• Condición de IVA: frente al IVA o al Impuesto Nacional al Consumo.
• Responsabilidades Fiscales: elige al menos una opción.
• Actividad Económica: nombre de la actividad económica principal.
• Identificación: número de identificación de la empresa o persona natural.
• Dirección: dirección fiscal.
• Departamento, Municipio y Código Postal.
• Correo Electrónico.

Paso 2 · Firma del contrato de mandato

El contrato de mandato es el documento que exige la DIAN para autorizar el uso del certificado de firma digital del proveedor tecnológico en tu representación. Debe firmarlo el facturador electrónico y Xubio lo aprueba después.

1. Marca la opción "Utilizo Facturación Electrónica".
2. Descarga el archivo desde "Descargar contrato Mandato".
3. Completa Nombre del Representante Legal e Identificación del Rep. Legal (si eres persona natural, usa tus propios datos). Imprime, diligencia y firma el documento, y guárdalo escaneado en PDF.
4. Selecciona "Subir PDF", adjunta el archivo firmado y confirma en "Aceptar".

Paso 3 · Solicitud de set de pruebas (DIAN)

1. En el menú principal de la DIAN, ingresa a "Habilitación", dentro del micrositio "Factura Electrónica".
2. Selecciona "Documentos Electrónicos" y haz clic en "Factura Electrónica".
3. Verifica tus datos y tu estado como facturador electrónico. Haz clic en "Configurar modos de operación" y completa la información requerida.
4. En "Modos de operación", elige "Software de un proveedor tecnológico":
   • Nombre de Empresa Proveedora: "CADENA SA"
   • Nombre del Software: "890930534efacturacadena"
5. Haz clic en "Asociar". La DIAN te asigna automáticamente un rango de pruebas, listado en modos de operación asociados.

Paso 4 · Configuración del punto de venta de pruebas

Selecciona la tuerca, en la esquina superior derecha, entra a "Mis facturas" y elige "Nueva Numeración". Completa los datos con la información del Set de Pruebas que te dio la DIAN:

• Nombre: asigna un nombre al punto de venta.
• Tipo de Numeración: selecciona "Venta".
• Descripción: agrega detalles adicionales si lo necesitas.
• Prefijo: no lo completes, Xubio lo asigna automáticamente.
• Marca "Facturas Electrónicas con Xubio" y "Punto de Pruebas".
• SetTestID: ingresa el código del Set de pruebas que te asignó la DIAN.
• Modo de Numeración: usa el "Modo Automático" que sugiere Xubio.
• Circuito Contable: deja el que carga el sistema automáticamente.

Guarda el punto de venta para completar la configuración automáticamente con los datos de la resolución.

Paso 5 · Generación de facturas de prueba

1. Ingresa al punto de numeración que creaste como de pruebas.
2. Genera las Facturas de Venta, Notas de Débito y Crédito requeridas desde el botón "Crear facturas de prueba". Al finalizar con éxito, recibes un aviso de confirmación.
3. Ingresa al módulo "Ventas > Comprobantes de Venta", selecciona las facturas de prueba que vas a transmitir y, desde el botón de Acciones, haz clic en "Enviar a la DIAN".
4. Una vez aceptado el Set de pruebas, la DIAN actualiza tu estado y te notifica por correo electrónico la habilitación como facturador electrónico.

Paso 6 · Solicitud de rangos de facturación (DIAN)

1. Accede a tu cuenta de usuario registrado en la DIAN, en el sistema Muisca: https://www.dian.gov.co/n
2. En el tablero inicial, selecciona el ícono de Numeración de Facturación, elige nuevamente "Numeración de Facturación" y luego "Solicitar numeración de facturación".
3. Si la DIAN te pide actualizar el RUT, confirma con "Aceptar". Se cargan los datos del contribuyente y del usuario autorizado; haz clic en "Ingresar".
4. En la ventana de consulta de numeración, selecciona "Autorizar Rangos" y completa:
   • Un Prefijo alfanumérico de máximo 4 caracteres.
   • Tipo de Facturación: "Factura electrónica de Venta".
   • Rango desde y Rango hasta, con la numeración que quieres solicitar.
5. Tu solicitud se lista en pantalla. Haz clic en "Borrador" y luego en "Aceptar". Al aceptar el borrador se activa el botón "Definitivo", para firmar electrónicamente.
6. Firma la solicitud de numeración (formulario 1302) para presentarla a la DIAN y que te asigne la resolución de numeración (Formato 1876).

Paso 7 · Asociación de prefijos (DIAN)

Una vez solicitada la resolución de numeración electrónica, asocia los prefijos a Cadena SA:

1. Accede al portal "Facturando Electrónicamente".
2. En el menú, selecciona "Configuración > Rangos de Numeración".
3. En el campo Proveedor-Software, selecciona "Cadena SA – 890930534efacturacadena".
4. En el campo "Prefijo" se listan las resoluciones autorizadas por la DIAN bajo la modalidad electrónica. Selecciona el que quieres asociar y haz clic en "Agregar". Debajo vas a ver el listado de resoluciones asociadas, con su fecha de asociación y de expiración.

Paso 8 · Creación de la numeración para facturar

Ve a la tuerca de "Configuración", elige "Mis Facturas" y luego "Nueva Numeración". Completa los datos del punto de numeración:

• Nombre: asigna un nombre identificativo al punto de venta.
• Tipo de Numeración: "Venta", para comprobantes de venta.
• Descripción: agrega un comentario o información adicional.
• Prefijo: el que te autorizó la DIAN.
• Facturas Electrónicas con Xubio: actívala.
• Punto de Pruebas: déjala sin marcar, porque ahora configuras el punto de venta en modo "Producción".
• Modo de Numeración: elige "Modo Automático/Editable" (sugerido).
• Circuito Contable: indica el que corresponda si tienes contabilidad segmentada.
• Integración con MercadoShops/MercadoLibre y Sucursal: actívalas si las necesitas.

Completa la información de la resolución para las facturas de venta ("Resolución" y "Último Utilizado"). Para Notas Crédito y Notas Débito es obligatorio el número de resolución y el PIN asignado. Los demás campos se completan solos cuando envías la primera factura a la DIAN. Por último, haz clic en "Guardar".

Paso 9 · Creación de la factura electrónica

1. Ingresa al módulo "Ventas", selecciona "Comprobantes de Venta" y luego "Nueva Venta". Usa el punto de venta con la numeración que configuraste y completa los campos de la factura.
2. Selecciona "Guardar y enviar a la DIAN", o guárdala y envíala más adelante.
3. Envía las facturas a tus clientes: de forma masiva, seleccionándolas en la grilla y eligiendo "Acciones > Enviar por mail"; o individualmente, entrando a cada factura y seleccionando "Enviar por mail".