¿Cómo facturo una cotización?

Pasos para facturar una cotización

En la barra de navegación superior ingresa en “Ventas / Cotizaciones”.
Dentro de la grilla elige la cotización “Aprobada” que deseas facturar y selecciona el botón “Facturar”. Luego completa los siguientes campos:

Cliente: Vendrá por defecto según el que elegiste en la carga de la cotización.
Numeración: Selecciona el punto de venta del cual facturarás.
Comprobante: por defecto te traerá “factura de venta”.
Número: Si en la configuración del punto de venta seleccionaste que el modo de numeración sea automático Xubio asignará el número por defecto. En caso de seleccionar “Editable-Sugerido” puedes modificarla.
Fecha: ingresa la fecha de tu factura de venta. Puedes ingresarla manualmente o utilizando el calendario.
Hora (24hs): ingresa la hora en que estás haciendo la factura en formato 24hrs.
Formas de Pago: elige si la modalidad de cobro de la factura de venta es a crédito o al Contado. Si la factura de venta que estás agregado es al Contado, luego tienes que agregar la forma de cobro.
Vencimiento del Cobro: si elegiste que tu factura de venta es a credito, deberás ingresar la fecha de vencimiento para cobrarla. Puedes ingresarla manualmente o utilizando el calendario.
Vendedor: Si cuentas con vendedores, selecciona el que deseas e ingresa su porcentaje de comisión.

Una vez cargada la información de tu factura de venta, verás que aparecerán los productos y cantidades ingresados en tu cotización. En caso de querer agregar nuevos productos a la factura de venta puedes hacerlo seleccionando “Agregar ítem” y completando los siguientes campos:

Producto/Servicio: selecciona el producto o servicio de tu factura de venta o agrégalo seleccionando “Crear Producto/Servicio”.
Cantidad: ingresa la cantidad de unidades que has vendido de tu producto o servicio.
Precio: ingresa el precio de tu producto o servicio.
IVA: Xubio calculará tus impuestos automáticamente, por lo que no es necesario que modifiques este campo.

Puedes utilizar opciones avanzadas en los productos o servicios que ingreses

Centro de Costo: selecciona el centro de costo al cual quieres imputar el producto o servicio de venta.
Observaciones: Información adicional que desees agregar al producto o servicio.
Descuento: ingresa el porcentaje de descuento que has otorgado en el producto o servicio. Xubio calculará automáticamente el importe final.

Puedes utilizar opciones avanzadas en “Más opciones”

Aplica Bienes Cubiertos: aplica solo para los días decretados sin IVA por el gobierno nacional. (No tildar fuera de las fechas estipuladas)
Incluir orden de pedido: puedes tildar esta opción que quieras informar el campo “ordenreference” en tu factura
Número: si tildaste el campo incluir orden de pedido deberás indicar el número de la orden que deseas asociar a la factura
Fecha: si tildaste el campo incluir orden de pedido deberás ingresar la fecha de la orden de pedido que asociaste a la factura
Sucursal cliente: En caso de que tu cliente cuente con varias sucursales selecciona en cual se realiza el servicio o se entregan los productos.
Actividad Económica: se carga automáticamente la actividad y el porcentaje que ingresaste en la configuración de “mi empresa”.
Gravamen de industria y comercio: puede indicar la tarifa sin expresas (por mil)
Bodega: selecciona de que bodega saldrá la mercancía que vendiste. Si no trabajas con múltiples bodegas, no es necesario que realices ninguna modificación.
Moneda: selecciona la moneda de tu factura de venta. Si la moneda es Pesos Colombianos, no es necesario que modifiques este campo.
Municipio Destino: municipio al cual deseas imputar contablemente esta factura de venta. Xubio trae por default el municipio de tu cliente, pero si deseas, puedes modificarlo.
Lista de Precios: elige la lista de precios de venta para esta factura. De esta forma, no tienes que ingresar los precios de tus productos o servicios, Xubio los cargará automáticamente según la lista que hayas elegido.
Plantilla de observaciones: En caso de trabajar con plantillas de observaciones selecciona alguna de las cargadas precedentemente.
Observaciones: Información adicional que desees agregar.

Ayuda adicional

Retenciones e Impuestos: Ingresa las retenciones que te practique completando los siguientes campos:
Retención/Impuesto: selecciona la retención o el impuesto interno que quieras agregar.
Tipo: Xubio asignará automáticamente de acuerdo a la retención/Impuesto seleccionada anteriormente si su “tipo” es porcentual o nominal.
Observaciones: información adicional que desees agregar a la retención.
Producto Relacionado: Obligatorio relacionarlo para Impuestos, y opcional en retenciones.
Base/Unidades: Si el “tipo” es porcentual se debe completar con la base imponible. Si el “tipo” es nominal se debe completar con las unidades tributadas.
Tasa/Tributo: Si el “tipo” es porcentual se debe completar con el porcentaje a aplicar, Si el “tipo” es nominal se debe completar con el valor por unidad tributada.
Importe: Xubio te calcula automáticamente esta información

Si tu factura de venta tiene más de una retención o impuesto interno, simplemente selecciona “Agregar retención” y vuelve a completar los campos.

Importante

Solo podrás facturar aquellas cotizaciones que dentro de la grilla se encuentren en estado “Aprobados”.
Puedes facturar varias cotizaciones a la vez si corresponden a un mismo cliente.
Mientras más completa sea la información de tu factura, podrás obtener reportes automáticos más detallados.
Para llevar únicamente la contabilidad de tu empresa, no es necesario que ingreses los detalles de cada producto o servicio. Puedes optar por ingresar un producto genérico.