Guía para realizar una gestión eficiente de tus cheques en Xubio:

Cheques propios:

Ingreso de cheques propios al sistema:

Los cheques propios deben registrarse en los pagos que realizamos a nuestros proveedores desde el módulo “Compras” en la sección “Pagos”; podés acceder a un instructivo de cómo cargarlo haciendo clic aquí.

Cuando se está creando el pago, en el campo “cuenta” podes elegir la cuenta del banco que hace que el cheque se debite en el momento o elegir una cuenta de cheques diferidos y de esa manera el cheque se refleja dentro del módulo de “Finanzas” en la sección “Cheques Diferidos”.

Para poder ver los cheques diferidos emitidos debes ingresar desde el módulo “Finanzas” a la opción “Cheques diferidos”. Allí podrás visualizar un reporte detallado de tus cheques diferidos que has emitido; te lo contamos también en el siguiente instructivo de manera mas detallada: ¿Como veo mis cheques diferidos emitidos en Xubio Argentina?

Débito de un cheque diferido:

Si deseas debitar un cheque diferido realiza el siguiente procedimiento:

Dentro de la grilla tilda el cheque diferido y luego selecciona la opción “Debitar”. Xubio mostrará un asistente en donde deberás completar la fecha del débito del mismo.

Cuando elegimos una cuenta de cheques diferidos debemos tener en cuenta lo siguiente: 

La cuenta contable que creemos para registrar estos movimientos deben tener la categoría “Pasivo Corriente > Deudas Comerciales > Cheques Diferidos Emitidos”, cuando nosotros elegimos esta categoría se nos va a extender un nuevo campo dentro de la cuenta contable: “cuenta de banco asociada”; en este campo se debe indicar la cuenta contable del banco en el cual se va a debitar el importe del cheque al momento que yo ingrese desde “Finanzas” a “Cheques Diferidos” y desde “acciones” se elija la opción “Debitar”.

La cuenta contable “Cheques Diferidos” default de Xubio tiene vinculada la cuenta contable “Banco”; deberías crear una cuenta nueva de cheques diferidos por cada banco desde el cual emite cheques. Si necesitas ayuda para crear la nueva cuenta contable podés guiarte con un instructivo haciendo clic aquí.

Rechazo de un cheque propio:

En cuanto al rechazo de estos cheques lo que se debe hacer es editar el pago creado eliminando el cheque en cuestión y cargar un nuevo cheque o instrumento de pago; debemos tener en cuenta que para poder editar este pago el cheque no tendría que estar debitado, en dicho caso deberíamos eliminar el débito primero.

Cheques de terceros:

Ingreso de cheques de terceros en el sistema:

Los cheques de terceros deben registrarse en las cobranzas que recibimos de nuestros clientes desde el módulo “Ventas” en la sección “Cobranzas”; al cargar la nueva cobranza, en la sección del instrumento de compra, en “Tipo de Cuenta” se debe elegir “Valores a Depositar” y en “Cuenta” también “Valores a Depositar” y completar los demás campos. Podés acceder a un instructivo de cómo cargarlo haciendo clic aquí.

Utilización de un cheque de terceros:

Una vez creada la cobranza con el cheque lo podremos observar desde el módulo “Finanzas” en la sección “Cheques en Cartera”; podemos utilizar el mismo de tres maneras; a saber:

1. Realizar un pago: podemos pagarle a un proveedor con un cheque que nos entregó un cliente, para ello se debe ingresar desde el módulo “Compras” a “Pagos”, ingresar un nuevo pago y en la sección “Tipo de Cuenta” elegir “Cheques de Terceros”, en “Cuenta” elegir “Valores a Depositar” y en el campo “Cheque Terceros” se desplegará una lista de los cheques de terceros registrados en el sistema que se encuentran en cartera y desde el listado podrás elegir que cheque deseas utilizar para pagarle al proveedor.
2. Cobrarlo: podemos cobrar el cheque en el banco por ventanilla y recibir el importe del mismo en efectivo, en este caso el sistema va a crear un asiento contable contra caja. Para registrar esta acción se debe ingresar desde el módulo “Finanzas” a “Cheques en cartera”, elegir el cheque que estamos cobrando y presionando el botón “acciones” elegir la opción “cobrar”. Al realizar esta acción se va a generar un movimiento de fondos por lo cual si deseamos eliminar esta acción lo que debemos hacer es buscar el movimiento de fondos generado ingresando desde el módulo “Finanzas” en “Movimientos de Fondos” y eliminar el mismo.
3. Depositarlo: podemos depositar el cheque de terceros para recibir esos fondos directamente en nuestra cuenta bancaria. Para ello lo que debemos hacer es ingresar desde el módulo “Finanzas” a “Cheques en Cartera”, seleccionar el cheque que queremos depositar y desde el botón “acciones” elegir la opción “depositar”, cuando realizamos esta acción deberemos elegir la fecha y banco en el cual vamos a depositar el cheque en cuestión. Al depositar el cheque se va a generar un movimiento de fondos por lo cual si deseamos eliminar esta acción lo que debemos hacer es buscar el movimiento de fondos generado ingresando desde el módulo “Finanzas” en “Movimientos de Fondos” y eliminar el mismo; también te podrás guiar con un instructivo haciendo clic aquí.
4. Descontarlo

Rechazo de un cheque de terceros:

Para registrar el rechazo de un cheque de terceros primero se debe realizar el depósito del mismo, luego desde el módulo “Finanzas” ingresando en “Cheques Depositados” deberás elegir el cheque que deseas rechazar y presionando el botón “acciones” elegir la opción “rechazar”; aquí vamos a tener dos opciones para registrar este rechazo:

• Rechazar contra cuenta corriente: de esta manera se generará un asiento contable trasladando el importe desde la cuenta contable del banco a la cuenta contable “deudores por venta” por lo cual ese saldo impacta en la cuenta corriente del cliente para que se pueda cargar un nuevo cobro y aplicarlo al asiento contable del rechazo generado.
• Rechazar contra cheques rechazados: en este caos se registra un asiento contable trasladando el importe de la cuenta contable del banco a la cuenta contable “Cheques Rechazados”. En este caso para ajustar la cuenta corriente del cliente va a tener que registrarse una Nota de Débito y aplicarle a la misma la nueva cobranza recibida.

Si generamos el rechazo erróneamente podemos eliminarlo, para ello debemos ingresar desde “Contabilidad” a “Asientos Manuales”, aquí debemos identificar el asiento contable generado por el rechazo del débito, para esto podemos ayudarnos con el campo de búsqueda que se encuentra en el margen superior derecho de la grilla escribiendo el número del cheque. Una vez que identificamos el asiento debemos seleccionar el mismo con el recuadro que posee a su izquierda y desde el botón “Acciones” presionar la opción “Eliminar”; cuando se elimina el asiento generado por el rechazo del cheque, el cheque volverá a estar en la sección “Cheques Depositados” dentro del módulo de “Finanzas”.

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