¿Cómo ingreso un nuevo documento soporte?

Pasos para ingresar el “Documento soporte” en compras, para proveedores  no obligados a facturar

Desde el módulo de Compras, ingresa a “Comprobantes de Compra”.
Luego, selecciona la opción “Nueva Compra” y completa los siguientes campos:

  • Proveedor: escoge al proveedor. Puedes elegirlo o crearlo, para esto escribe su nombre y presiona en  “Crear Proveedor”.
  • Condición de Pago: elige si la modalidad de pago de la factura es a crédito o al Contado. Si eliges > Contado, luego tienes que agregar el método de pago.
  • Comprobante: seleccionas la opción >Documento Soporte>
  • Fecha: ingresa la fecha de tu factura de compra. Puedes ingresarla manualmente o utilizando el calendario.
  • Numeración: selecciona el punto de numeración de compra que deseas utilizar
  • Numero: completa el número de la factura de compra o cuenta de cobro.
  • Hora (24hs): debes indicar la fecha en que se genera el documento soporte (*)
  • Vencimiento del Pago: si elegiste que tu factura de compra es a crédito, debes ingresar la fecha de vencimiento para pagarla. Puedes hacerlo manualmente o utilizarla desde el calendario.
  • Tipo de Transmisión DIAN:  selecciona si corresponde a una transmisión,  -Por Operación o Acumulado semanal

Una vez cargada la información de tu factura de compra, ya puedes cargar los productos o servicios que hayas comprado, completando los siguientes campos:

      • Producto/Servicio: selecciona el producto o servicio de tu factura de compra o agrégalo, para esto escribe su nombre y presiona en  “Crear Producto/Servicio”.
      • Cantidad: ingresa la cantidad de unidades que has comprado de tu producto o servicio.
      • Precio: coloca el precio de tu producto o servicio.

Si tu compra tiene más de un producto o servicio, simplemente selecciona “Agregar ítem” y vuelve a completar los campos anteriores.

Puedes utilizar opciones avanzadas en “Más opciones”

  • Bodega: selecciona en qué bodega ingresará la mercancía que compraste. Si no trabajas con múltiples bodegas, no es necesario que realices ninguna modificación.
  • Moneda: escoge la moneda de tu factura de compra. Si la moneda es en Pesos Colombianos, no es necesario que modifiques este campo.
  • Lista de Precios: Elige la lista de precios de compra para esta factura. De esta forma, no tienes que ingresar los precios de tus productos o servicios, Xubio los cargará según la lista que hayas elegido.
  • Observaciones: en este campo podrás agregar información adicional. Es un campo opcional.
  • Circuito Contable: Se completa automáticamente, en base al circuito asociado en la numeración de facturas de compra.

Puedes utilizar opciones avanzadas en los productos o servicios que ingreses

  • Centro de Costo: selecciona el centro de costo al cual quieres imputar el producto o servicio de compra. Puedes elegirlo o crearlo, para esto escribe su nombre y presiona en  “Crear Centro de Costo”.
  • Descripción: en este campo podrás agregar información adicional sobre el producto o servicio. Es un campo opcional.
  • % Dto: ingresa el porcentaje de descuento que te han otorgado en el producto o servicio. Xubio calculará automáticamente el importe final.

Ayuda adicional

Retenciones e Impuestos: Ingresa las retenciones que practicas a tu proveedor completando los siguientes campos:

    • Retención: selecciona la retención que quieras agregar.
    • Observaciones:  en este campo podrás agregar información adicional sobre la retención
    • Importe: se calcula automáticamente en base a la configuración de la retención asociada.

Si tu documento soporte tiene más de una retención o impuesto interno simplemente selecciona “Agregar retención” y vuelve a completar los campos anteriores.

Calcular retenciones:  Xubio las calcula automáticamente en base a las retenciones que hayas asociado en la configuración de tu proveedor.

Importante

  • Xubio hará los asientos contables automáticamente cada vez que ingreses tus facturas de compra.
  • El documento soporte se utiliza para legalizar transacciones, soportar costos y deducciones en adquisiciones con proveedores no obligados a facturar, por lo tanto, puedes utilizar este documento para compras de servicios al exterior.
  • La DIAN en el anexo técnico vers 1.1  de Documento Soporte, no incluyo la validación de retenciones de tipo industria y comercio.