En el proceso de facturación electrónica, es común enfrentarse a diversos desafíos, y entre ellos, la correcta numeración de las facturas puede convertirse en un punto crítico. En este instructivo, abordaremos algunos errores frecuentes relacionados con la numeración de facturación que pueden surgir durante la interacción con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Identificar y corregir estos errores es fundamental para garantizar un flujo eficiente en la gestión de facturas electrónicas. A continuación, exploraremos dos situaciones específicas que conllevan a problemas en la numeración de facturación y proporcionaremos pautas claras para su solución.

No se encontró en la DIAN el número de resolución indicado en el talonario para ese prefijo

Este error se puede presentar por las siguientes razones;

1.Vencimiento de la resolución de facturación

Para verificar que la resolución de numeración esta vencida, ingresas a la tuerca  superior derecha de Mi configuración > Mis Facturas -Mis numeraciones, ingresa al punto de numeración configurado y revisar que el campo “fecha vigencia hasta” no debe ser anterior a la fecha actual de la consulta.

Si efectivamente la numeración esta vencida por fecha, debes  hacer los  siguientes pasos en la DIAN:

• ​Ingresa al Música de la DIAN y solicita la resolución de numeración electrónica.
• Asocia los prefijos solicitados a nuestro proveedor tecnológico, CADENA SA.
• Actualizar la resolución de factura electrónica.

 2. Falta asociar prefijos a Cadena

Es obligatorio que los prefijos de la numeración solicitada en el muisca de la DIAN, se asocien a Cadena a través del portal de factura electrónica, tener en cuenta, que una vez se solicite la resolución de numeración, se demora aproximadamente 1 hora en verse reflejado estos prefijos en el micrositio de factura electrónica.

Ver ayuda > Como asociar los prefijos a Cadena

 3. La resolución ingresada es incorrecta

Verifica la resolución de numeración configurada, desde Mi configuración > Mis facturas, revisar el campo “Resolución” y confirmar que sea el mismo numero del formulario 1876 , adicional revisar que no tenga espacios en en blanco guardados;

No se pudo completar la operación el punto de venta ingresado ya ha sido creado previamente.

Si desde >Configuración – Mis facturas- Numeraciones, al crear una nueva numeración y guardar, te arroja este error, es porque esta duplicado el prefijo, esto quiere decir, que no puedes dejar el campo de “prefijo” vacío porque Xubio ya te da un punto de numeración default con el campo de prefijo vacío.

Tampoco puedes crear un nuevo punto de numeración con un mismo prefijo, si lo que requieres es actualizar la resolución de numeración que mantiene el mismo prefijo, solo debes ingresar al punto de numeración del prefijo existente y cambiar la información de la nueva resolución.

Si te retorna el error “No está permitido editar el IVA de los productos sin tener la opción de ‘Bienes Cubiertos’ activa”, se debe a que se modificó manualmente el IVA dentro del comprobante. Este campo no es editable, ya que el programa lo calcula según la definición en Configuración > Mi empresa > Condición de IVA y la configuración de los productos en Ventas > Productos de venta (donde se especifica si el producto es excluido o maneja una tarifa de IVA). Para corregirlo, elimina el documento, valida el impuesto en ambas rutas y vuelve a generar la factura sin alterar dicho campo.

Si te retorna el error “No se puede generar Facturas Electrónicas con la opción ‘Aplica Bienes Cubiertos’ con fechas diferentes a las estipuladas por el gobierno”, esto se debe a que, dentro de la sección “Más opciones” del comprobante, se encuentra seleccionada la casilla “Aplica Bienes Cubiertos”. Es importante recordar que esta función está reservada exclusivamente para casos específicos en los que el Gobierno decreta jornadas especiales, como el Día sin IVA; por lo tanto, para corregirlo y continuar con la emisión de tu factura, deberás desmarcar dicha opción y proceder con los pasos detallados en el apartado anterior de esta guía.

Si te retorna el error “No se pudo completar la opción. El documento número _ tiene fecha menor a la fecha del documento que desea emitir”. Se debe a las siguientes consideraciones:

1. Bajo el Anexo Técnico 1.9 de Facturación Electrónica, la DIAN solo permite la transmisión de documentos de venta como facturas y notas, con la fecha que corresponda al día actual de la transmisión.
2. El programa, mantiene una restricción estricta de orden cronológico y numérico; debe existir una correlación exacta entre la fecha de emisión y el número de consecutivo.
3. Cualquier ajuste de fechas o eliminación, se deben realizar de forma secuencial, empezando siempre por el último comprobante cargado.

Teniendo en cuenta estas validaciones, si un documento no es electrónico (no fue transmitido a la DIAN) y existen registros posteriores ya reportados con consecutivos superiores y fechas de transmisión distintas a la actual, no podrá ser anulado, eliminado o transmitido. Lo anterior se debe a tres restricciones técnicas: no es posible asignarle una fecha posterior a la del documento siguiente ya transmitido, no se permite la eliminación aleatoria de documentos y no se puede generar una nota de crédito electrónica para un documento que carece de validez fiscal electrónica.

Para evitar afectaciones en tu contabilidad, te sugerimos realizar los siguientes ajustes dentro del comprobante no transmitido: En primera instancia debes asignar el cliente CADENA SA, posteriormente debes eliminar los productos registrados originalmente para seleccionar únicamente el ítem PRODUCTO DE PRUEBA VALIDACIÓN PREVIA y por último, definir tanto la cantidad como el precio en con el valor de 1.