¿Cómo transmitir la nómina electrónica a la DIAN?
1. Descarga el modelo de importación de Nomina y Complétalo.
Desde el menú ingresa al modulo de “Nomina Electrónica” > “Nomina Electrónica”. Luego selecciona la opción “Importar”
Para descargar la plantilla de excel haz clic en el hipervínculo de > Modelo de Importación.
Esta plantilla esta dividida por tres pestañas que se deben completar ;
- Datos Personales trabajadores
- Datos Laborales
- Nomina
En la pestaña de Datos Personales trabajadores deberás completar los siguientes campos;
- N° legajo: Número interno para identificar a cada empleado
- Tipo de identificación: Tipo de documento de identificación del empleado
- Identificación: Identificación
- Primer apellido: Primer apellido
- Segundo apellido: Segundo apellido
- Nombres: Nombre completo del empleado
En la pestaña de Datos Laborales deberás completar los siguientes campos;
- N° legajo: Este campo se completará automático si diligencia los campos en la hoja “datos personales trabajadores”
- Apellido y Nombre: Este campo se completará automático si diligencia los campos en la hoja “datos personales trabajadores”
- Tipo de trabajador: Seleccione el tipo de empleado de acuerdo a lo indicado en la seguridad social
- Subtipo de trabajador: Seleccione el subtipo del empleado de acuerdo a lo indicado en la seguridad social
- Tipo de contrato: Selecciona el tipo de contrato del empleado
- Alto riesgo de pensión: Si el trabajador desarrollo durante el presente período alguna de las actividades descritas en el Decreto 2090 de 2003, o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.
- Aplica salario integral: Aplica a los empleados con salario superior a 10 SMLMV mas un 30% correspondiente a factor prestacional.
- Sueldo: Ingresa la base salarial del empleado sin puntos ni comas ni espacios
- Fecha de ingreso: Ingrese la fecha con formato AAAA-MM-DD
- Lugar trabajo país: Pais del Lugar de trabajo del empleado
- Lugar trabajo departamento: Departamento del lugar de trabajo del empleado
- Lugar trabajo ciudad: Ciudad del lugar de trabajo del empleado
- Lugar trabajo domicilio: Dirección del lugar donde desarrolló las actividades en el mes reportado.
En la pestaña de Nomina deberás completar los siguientes campos;
- N° legajo: Seleccione el número del legajo del empleado
- Apellido y Nombre: Se completa automático al asociar un número de legajo
- Fecha de liq. inicio: Ingrese la fecha con formato AAAA-MM-DD
- Fecha de liq. fin: Ingrese la fecha con formato AAAA-MM-DD
- Fecha de pago: Si el pago se realizó en varias fechas sepáralas con punto y coma (;)
- Método de pago: Seleccione el medio de pago utilizado
- Días trabajados: Ingrese el número de días laborados para el periodo informado
- Período: Seleccione la periodicidad de liquidación de nómina
- Tipo de Concepto: Seleccione el concepto si es devengo o deducción
- Concepto: Seleccione una de las opciones de la lista desplegable, que aplica según el concepto relacionado
- Cantidad: Aplica de manera obligatoria para los conceptos de Horas Extras, Incapacidades, Vacaciones, Primas, Licencias y Huelga.
- Porcentaje: Aplica de manera obligatoria para los conceptos de Intereses de Cesantías, Salud y Pensión
- Importe: Valor del devengo o la deducción
Para asociar mas conceptos de devengos o deducciones, solo debes completar el campo de “Legajo” para identificar a que empleado corresponde y asocia los conceptos que requieras, completando la columna de Cantidad > Porcentaje e Importe según aplique al concepto.
2. Importa el modelo de Nomina y envía a la DIAN.
Desde la opción de Importar > seleccionas el modelo de importación diligenciado y guardado en tu PC.
Enseguida oprimes el botón “Importar”
Si completaste el modelo de manera correcta, te cargara un aviso “Se importo exitosamente” indicando el numero de registros importados que corresponde al numero de liquidaciones. De lo contrario te indicara que el importe no se realizo y cual es el error.
Por ultimo, seleccionas las nominas que deseas transmitir a la DIAN, y oprimes el botón “Enviar a la DIAN“.
Si la información de tu nomina esta diligenciada correctamente te saldrá un aviso de “Documento enviado a la DIAN”
- Puedes importar la nomina de todos tus empleados desde un solo importador.
- Solo puedes importar una nomina por empleado para un mismo periodo.
- Ingresa las novedades de tu empleado por fila, cada concepto de devengo o deducción se informa por separado.
- La columna cantidad es obligatorio completar para los conceptos de vacaciones comunes, vacaciones compensadas, primas, incapacidad, licencia Maternidad/Paternidad, licencia Remunerada, licencia No Remunerada, huelga legal
- La columna de Porcentaje es obligatorio completar para los conceptos de salud, pensión e Intereses de cesantías.
- Si llegas a presentar errores al momento de importar el modelo, debes asegurarte de corregir el error que Xubio te informa dentro de la plantilla, guardas y vuelves a importar.
Recomendaciones
- Diligencia los campos de cada columna, guiándote de la ayuda del importador.
- Todos los campos del modelo de importación son obligatorios diligenciarlos
- No modificar la plantilla del modelo de importación.