¿Cómo transmitir la nómina electrónica a la DIAN?

1. Descarga el modelo de importación de Nomina y Complétalo.

Ingresa al módulo de “Nómina Electrónica” desde el menú principal.
Selecciona la opción “Nomina Electrónica” dentro del módulo.
A continuación, elige la opción “Importar” para comenzar el proceso de importación.
Para descargar la plantilla de Excel, haz clic en el enlace resaltado “Modelo de Importación“.

El archivo de plantilla descargado contendrá tres pestañas que deberás completar:

Datos Personales trabajadores
Datos Laborales
Nomina

En la pestaña de Datos Personales trabajadores deberás completar los siguientes campos;

N° legajo: Número interno para identificar a cada empleado
Tipo de identificación: Tipo de documento de identificación del empleado
Identificación: Identificación
Primer apellido: Primer apellido
Segundo apellido: Segundo apellido
Nombres: Nombre completo del empleado

En la pestaña de Datos Laborales deberás completar los siguientes campos;

N° legajo: Este campo se completará automático si diligencia los campos en la hoja “datos personales trabajadores”
Apellido y Nombre: Este campo se completará automático si diligencia los campos en la hoja “datos personales trabajadores”
Tipo de trabajador: Seleccione el tipo de empleado de acuerdo a lo indicado en la seguridad social
Subtipo de trabajador: Seleccione el subtipo del empleado de acuerdo a lo indicado en la seguridad social
Tipo de contrato: Selecciona el tipo de contrato del empleado
Alto riesgo de pensión: Si el trabajador desarrollo durante el presente período alguna de las actividades descritas en el Decreto 2090 de 2003, o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.
Aplica salario integral: Aplica a los empleados con salario superior a 10 SMLMV mas un 30% correspondiente a factor prestacional.
Sueldo: Ingresa la base salarial del empleado sin puntos ni comas ni espacios
Fecha de ingreso: Ingrese la fecha con formato AAAA-MM-DD
Lugar trabajo país: Pais del Lugar de trabajo del empleado
Lugar trabajo departamento: Departamento del lugar de trabajo del empleado
Lugar trabajo ciudad: Ciudad del lugar de trabajo del empleado
Lugar trabajo domicilio: Dirección del lugar donde desarrolló las actividades en el mes reportado.

En la pestaña de Nomina deberás completar los siguientes campos;

N° legajo: Seleccione el número del legajo del empleado
Apellido y Nombre: Se completa automático al asociar un número de legajo
Fecha de liq. inicio: Ingrese la fecha con formato AAAA-MM-DD
Fecha de liq. fin: Ingrese la fecha con formato AAAA-MM-DD
Fecha de pago: Si el pago se realizó en varias fechas sepáralas con punto y coma (;)
Método de pago: Seleccione el medio de pago utilizado
Días trabajados: Ingrese el número de días laborados para el periodo informado
Período: Seleccione la periodicidad de liquidación de nómina
Tipo de Concepto: Seleccione el concepto si es devengo o deducción
Concepto: Seleccione una de las opciones de la lista desplegable, que aplica según el concepto relacionado
Cantidad: Aplica de manera obligatoria para los conceptos de Horas Extras, Incapacidades, Vacaciones, Primas, Licencias y Huelga.
Porcentaje: Aplica de manera obligatoria para los conceptos de Intereses de Cesantías, Salud y Pensión
Importe: Valor del devengo o la deducción

Para asociar mas conceptos de devengos o deducciones, solo debes completar el campo de “Legajo” para identificar a que empleado corresponde y asocia los conceptos que requieras, completando la columna de Cantidad > Porcentaje e Importe según aplique al concepto.

2. Importa el modelo de Nomina y envía a la DIAN.

Desde el menú, selecciona la opción “Importar“.
Busca y selecciona el modelo de importación que previamente has diligenciado y guardado en tu PC.
Una vez seleccionado el archivo, presiona el botón “Importar” para iniciar el proceso.

Si has completado el modelo correctamente, aparecerá un aviso indicando que la importación se realizó exitosamente. Además, se mostrará el número de registros importados, que corresponde al número de nóminas generadas exitosamente en Xubio.

En caso de que haya algún error en el modelo de importación, recibirás un mensaje indicando que la importación no se pudo realizar y se te informará sobre el error específico.

Es importante asegurarse de haber completado correctamente el modelo de importación antes de realizar el proceso de importación. Esto garantizará que la importación se realice de manera exitosa y sin contratiempos.

Las nóminas se importan asignando un número único a cada empleado. Luego, al seleccionar las nóminas que deseas transmitir a la DIAN, es importante respetar el consecutivo de la última nómina enviada y presionar el botón “Enviar a la DIAN”.

Es fundamental enviar las nóminas de forma correlativa al número de la nómina, ya que de lo contrario se bloqueará el envío.

Importante

Puedes importar la nomina de todos tus empleados desde un solo importador.
Solo puedes importar una nomina por empleado para un mismo periodo.
Ingresa las novedades de tu empleado por fila, cada concepto de devengo o deducción se informa por separado.
La columna cantidad es obligatorio completar para los conceptos de vacaciones comunes, vacaciones compensadas, primas, incapacidad, licencia Maternidad/Paternidad, licencia Remunerada, licencia No Remunerada, huelga legal
La columna de Porcentaje es obligatorio completar para los conceptos de salud, pensión e Intereses de cesantías.
Si llegas a presentar errores al momento de importar el modelo, debes asegurarte de corregir el error que Xubio te informa dentro de la plantilla, guardas y vuelves a importar.
Se te asignara un numero único a cada nomina que importes, ten en cuenta que para enviar a la DIAN debes respetar el correlativo de la numeración.
Si alguna nómina queda en estado “Pendiente” al intentar enviarla a la DIAN, es importante tener en cuenta que no será posible enviar nóminas posteriores hasta que el estado se actualice a “Enviado a la DIAN”. En este caso, se recomienda persistir en el envío de la nómina hasta que la DIAN actualice su estado correctamente.

Recomendaciones

Diligencia los campos de cada columna, guiándote de la ayuda del importador.
Todos los campos del modelo de importación son obligatorios diligenciarlos
No modificar la plantilla del modelo de importación.
Es importante respetar el correlativo tanto al eliminar nóminas como al enviarlas a la DIAN.