¿Cómo importo y transmito mi nómina a la Dian?

1. Descarga el modelo de importación de Nómina y complétalo.

Ingresa al módulo de “Nómina Electrónica” desde el menú de la parte superior.
Selecciona la opción “Nómina Electrónica” dentro del módulo.
A continuación, elige la opción “Importar” en donde podrás descargar la plantilla de importación en Excel. Esto lo haces dando clic en el enlace resaltado “Modelo de Importación“.

El archivo de plantilla descargado contendrá tres pestañas que deberás completar:

Datos Personales trabajadores
Datos Laborales
Nomina

– En la pestaña de Datos Personales trabajadores deberás completar los siguientes campos;

N° legajo: Número interno para identificar a cada empleado.
Tipo de identificación: Tipo de documento de identificación del empleado
Identificación: Documento de identidad del empleado.
Primer apellido: Primer apellido
Segundo apellido: Segundo apellido
Nombres: Nombre completo del empleado.

– En la pestaña de Datos Laborales deberás completar los siguientes campos;

N° legajo: Este campo se completará automático, con la información ingresada en la hoja “datos personales trabajadores”.
Apellido y Nombre: Este campo se completará automático, con la información ingresada en la hoja “datos personales trabajadores”
Tipo de trabajador: Seleccione el tipo de empleado de acuerdo a lo indicado en la seguridad social
Subtipo de trabajador: Seleccione el subtipo del empleado de acuerdo a lo indicado en la seguridad social
Tipo de contrato: Selecciona el tipo de contrato del empleado
Alto riesgo de pensión: Si el trabajador desarrollo durante el presente período alguna de las actividades descritas en el Decreto 2090 de 2003, o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.
Aplica salario integral: Aplica a los empleados con salario superior a 10 SMLMV mas un 30% correspondiente a factor prestacional.
Sueldo: Ingresa la base salarial del empleado sin puntos ni comas ni espacios.
Fecha de ingreso: Ingresa la fecha en que ingreso el trabajador a la empresa, con formato AAAA-MM-DD.
Lugar trabajo país: País en donde el empleado realiza sus labores.
Lugar trabajo departamento: Departamento en donde el empleado realiza sus labores.
Lugar trabajo ciudad: Ciudad en donde el empleado realiza sus labores.
Lugar trabajo domicilio: Dirección del lugar en donde el empleado realiza sus labores.

– En la pestaña de Nomina deberás completar los siguientes campos;

N° legajo: Selecciona en la lista desplegable el número del legajo del empleado.
Apellido y Nombre: Se completa automático al seleccionar en la columna anterior un número de legajo.
Fecha de liq. inicio: Ingresa la fecha inicial del periodo a informar, con formato AAAA-MM-DD
Fecha de liq. fin: Ingresa la fecha final del periodo a informar con, formato AAAA-MM-DD
Fecha de pago: Si el pago se realizó en varias fechas, puedes separarlas con punto y coma (;)
Método de pago: Selecciona el medio de pago utilizado.
Días trabajados: Ingresa el número de días laborados para el periodo que estás informando.
Período: Selecciona la periodicidad de liquidación de nómina.
Tipo de Concepto: Selecciona el tipo (devengo o deducción), de acuerdo con la naturaleza del concepto a registrar.
Concepto: Selecciona una de las opciones de la lista desplegable, de acuerdo con el tipo de concepto seleccionado en el campo anterior.

Cantidad: Aplica de manera obligatoria para los conceptos de Horas Extras, Incapacidades, Vacaciones, Primas, Licencias y Huelga.
Porcentaje: Aplica de manera obligatoria para los conceptos de Intereses de Cesantías, Salud y Pensión

Importe: Valor del concepto, es decir el devengo o la deducción.

Para asociar más conceptos de devengos o deducciones, simplemente continúa diligenciando en la siguiente fila el número de Legajo para identificar al empleado. Es indispensable que para cada concepto registrado se completen todos los campos de información en cada fila.

2. Importa el modelo de Nomina y envía a la DIAN.

Desde el menú principal del módulo de Nómina Electrónica, selecciona la opción “Importar“. Selecciona el archivo previamente descargado, diligenciado y guardado en tu equipo. Posteriormente presiona el botón “Importar” para iniciar el proceso.

Si has completado el modelo correctamente, aparecerá un aviso indicando que la importación se realizó exitosamente. Además, se mostrará el número de registros importados, que corresponde al número de nóminas generadas exitosamente en Xubio.

En caso de que haya algún error en el modelo de importación, recibirás un mensaje indicando que la importación no se pudo realizar y se te informará sobre el error específico. En caso de que esto suceda, la sugerencia es realizar las acciones de ajuste correspondientes al detalle del error e intentar cargar el formulario nuevamente.

Al importar las nóminas, el programa les asignará un consecutivo único. Para garantizar la correcta transmisión a la DIAN, es indispensable seleccionar y enviar los documentos en orden, manteniendo siempre la correlación respecto al último envío.

Importante

Puedes importar la nómina de todos tus empleados desde un solo archivo. Sin embargo debes tener en cuenta que el programa solo permite la transmisión de una nómina por empleado para un mismo periodo.
Para que el sistema agrupe correctamente la nómina y reconozca una sola liquidación por persona, es indispensable que el archivo esté ordenado por Legajo, garantizando que todas las novedades de un mismo empleado aparezcan de forma consecutiva.
Es fundamental no modificar el formato de las celdas ni la estructura o formulación de la plantilla, teniendo en cuenta que cualquier cambio puede provocar que el programa suprima información al momento de realizar la importación.
Todos los campos del modelo de importación son obligatorios y deben diligenciarse siguiendo la ayuda del importador, con excepción de la columna de “Cantidad “que es obligatoria únicamente para los conceptos de vacaciones, primas, incapacidades, licencias y huelga. Y la columna “Porcentaje” que aplica únicamente para los conceptos de salud, pensión e intereses de cesantías.
Si se presentan errores al importar, debes corregirlos dentro del formato de importación, guardar los cambios y volver a cargar el archivo al programa.
Antes de enviar tus nóminas a la DIAN, es indispensable verificar el desprendible generado por Xubio, haciendo clic en el icono de impresora, ubicado en la parte derecha del registro de cada nómina.
Se debe respetar estrictamente el orden correlativo de la numeración, asegurando que los envíos se realicen de forma secuencial y ascendente.
Las eliminaciones se ejecutan en orden descendente, es decir, desde el último registro cargado hacia atrás. Por tanto, no se podrá eliminar un registro si existen otros cargados con posterioridad, garantizando así que no existan saltos en la numeración correlativa.
Si una nómina queda en estado “Pendiente”, no será posible enviar las siguientes hasta que el estado cambie a “Enviado a la DIAN”, por lo que se recomienda insistir en el envío hasta su procesamiento exitoso.