¿Cómo envío mis cobranzas por email?

En Xubio podés enviar los comprobantes de tus cobranzas por email de dos maneras:

  • Envío individual: para enviar un solo comprobante.
  • Envío masivo: para enviar múltiples comprobantes a la vez.

Envío individual

  1. Desde la barra de navegación superior, ingresá al módulo Ventas > Cobranzas.
  2. Luego, seleccioná la cobranza de la cual querés enviar el comprobante de recibo haciendo clic sobre el número de la misma.
  3. Una vez dentro de la cobranza, seleccioná el botón “Enviar por email”. 
  4. En esta pantalla, podrás configurar:
  • Plantilla de mail: Podés seleccionar una de las plantillas que tengas cargadas en tu configuración (opcional).
  • Asunto: Escribí el asunto que verá tu cliente en su bandeja de entrada.
  • Cuerpo de texto de mail: Escribí el mensaje principal del email. Si seleccionaste una plantilla, podés editar el texto.

      5. Una vez listo, hacé clic en “Enviar”.

Envío masivo

  1. Ingresá a Ventas > Cobranzas.
  2. En la botonera superior, hacé clic en “Envío de emails”.

Se iniciará un proceso guiado de 2 pasos:

Paso 1: Selección de cobranzas

Aquí verás el listado de tus cobranzas.

  1. Seleccioná todas las que quieras incluir en el envío masivo.
  2. Hacé clic en “Siguiente” para avanzar.

Tené en cuenta que existe un límite de 100 envíos por hora.

Paso 2: Configuración de mensaje

  1. En esta pantalla, podrás configurar:
  • Plantilla de mail: podés seleccionar una de las plantillas que tengas cargadas en tu configuración (opcional).
  • Asunto: Escribí el asunto que verá tu cliente en su bandeja de entrada
  • Cuerpo de texto de mail: Escribí el mensaje principal del email. Si seleccionaste una plantilla, podés editar el texto.

      2. Una vez listo, hacé clic en “Enviar”.

Detalle del envío

Al hacer clic en “Enviar emails”, el sistema comenzará a procesarlos.

  • Verás una barra con el progreso del envío. Si hacés clic en “Volver”, el proceso continuará ejecutándose en segundo plano.
  • Al finalizar, verás un resumen con las cobranzas que se enviaron exitosamente y aquellas que presenten errores.
  • Al posar el cursor sobre el estado “Error” se mostrará el detalle del error. 
  • Desde esta pantalla final, tenés dos acciones disponibles:
    • Exportar cobranzas erróneas: se realiza la descarga de un archivo Excel detallando únicamente las cobranzas que no se pudieron enviar y el motivo del error.
    • Nuevo envío: te permite volver al paso 1 para iniciar un nuevo proceso masivo.

¿Cómo ver el estado de los envíos?

Tanto para los envíos individuales como para los masivos, podrás ver el estado del mail en la grilla principal de Ventas > Cobranzas.

Buscá la columna “Estado email”, que te indicará alguna de las tres opciones posibles:

  • No enviado: el mail nunca se envió o tuvo un error.
  • Enviado: el mail se envió correctamente.
  • Leído: el destinatario abrió el mail.

Recomendaciones

  • Es importante que realices la carga de la dirección de correo electrónico del cliente previamente al envío de la cobranza para que te aparezca de forma automática al momento de enviar el comprobante. Podrás realizar la carga del email del cliente desde “Ventas” > “Clientes”, completando el campo “Email”.
  • En caso de que quieras cargar una plantilla de emails al envío, podrás realizarlo previamente desde Configuración > “Plantilla de Mails”.