Costeo automático de inventario: cómo configurarlo y usarlo en Xubio
Todo lo que necesitas saber para activar el costeo, entender el cálculo del costo promedio y aprovechar al máximo el módulo de inventario valorizado.
¿Para qué sirve?
Qué hace el módulo de costeo automático
Cada vez que registras una compra, Xubio recalcula el costo unitario promedio de tus productos de forma automática. Así sabes en todo momento cuánto vale tu inventario y cuál es el margen real de cada venta.
Promedio ponderado
Cada compra actualiza el costo promedio de todas las unidades en stock de forma inmediata.
Asientos contables automáticos
En ventas, ajustes y devoluciones el sistema genera el asiento de costeo sin pasos extra.
Recálculo en cascada
Si modificas un comprobante anterior, todos los registros posteriores se actualizan solos.
Método de cálculo
Cómo calcula el sistema el Costo Promedio
El sistema aplica Promedio Ponderado. Cada entrada de mercancía actualiza el costo promedio considerando el stock y el costo acumulado.
Nuevo costo promedio = (Costo Total Acumulado + Costo de la nueva compra) ÷ (Stock anterior + Unidades nuevas)
Ejemplo: 100 u × $50.000 + 50 u × $60.000 = $8.000.000 ÷ 150 u = $53.333 por unidad
💡 Stock en cero: si vendes todas las unidades, el costo promedio se conserva como referencia pero no pondera. La primera compra posterior establece el costo promedio desde cero — las unidades anteriores no cuentan.
Puesta en marcha
Cómo activar el costeo paso a paso
Sigue estos pasos la primera vez que configuras el módulo para un producto.
Verifica tu plan
Confirma que tienes habilitado el reporte de "Valorización de Inventario" en el módulo de Inventario.
Configura tus productos
A tus productos de Bienes de Cambio activa el costeo automático, asignando un costo promedio unitario.
Registra tus compras
Desde ese momento el sistema actualiza el costo promedio automáticamente.
Verifica el inventario
Ingresa a Reportes → Inventario Valorizado para confirmar stock y costo promedio.
¿Cómo determinas el costo promedio inicial si la empresa ya está operando?
Usa una de estas referencias:
- Último inventario físico valorizado: total ÷ unidades en stock
- Último precio de compra (si los precios son homogéneos)
- Saldo de la cuenta de inventario al cierre anterior ÷ unidades a esa fecha
⚠️ El costo promedio inicial es permanente. Una vez que registras el primer comprobante posterior a la activación, no puedes modificarlo.
Referencia rápida
Qué hace el sistema según el tipo de comprobante
| Comprobante | ¿Recalcula costo promedio? | ¿Genera asiento de costeo? | Nota clave |
|---|---|---|---|
| Compra (posterior a activación) | ✓ Sí | ✗ No | El asiento lo genera el comprobante de compra |
| Venta (posterior a activación) | ✗ No | ✓ Sí | Usa el costo promedio vigente en la fecha de la venta |
| NC de Venta (devolución de cliente) | ✗ No | ✓ Sí | Usa el costo promedio vigente al momento de la devolución, no el de la venta |
| NC de Compra (devolución a proveedor) | ✓ Sí | ✗ No | Usa el precio indicado en la NC, no el costo promedio vigente |
| Ajuste positivo (sobrante) | ✗ No | ✓ Sí | Contrapartida: cuenta "Ajuste de Inventario" |
| Ajuste negativo (merma) | ✗ No | ✓ Sí | Contrapartida: cuenta de costo del producto |
| Transferencia entre bodegas | ✗ No | ✗ No | No pasa por el motor de costeo |
| Cualquier comprobante anterior a activación | ✗ No | ✗ No | Solo ajusta el stock del Registro Inicial |
Reglas del sistema
Validaciones que tienes que tener en cuenta
Stock negativo: no permitidoNo puedes activar el costeo con stock negativo ni registrar movimientos que lo dejen en negativo.
Cambio de fecha: bloqueado en período activoNo puedes cambiar la fecha de un comprobante ya dentro del período activo. Solución: eliminarlo y recrearlo.
Límite de 500 comprobantesSi la modificación requiere regenerar más de 500 asientos posteriores, la operación se rechaza.
Desactivar el costeo es irreversibleSolo puedes desactivarlo si no hay comprobantes posteriores a la activación. La protección de stock negativo no se quita automáticamente.
Comprobantes anteriores a la activaciónNo recalculan el costo promedio ni generan asientos. Solo ajustan el stock del Registro Inicial.
Moneda extranjera: conversión automáticaEl sistema convierte a COP usando la cotización del comprobante. El costo promedio siempre queda en pesos colombianos.
Preguntas frecuentes
Dudas comunes sobre el costeo
¿Puedo usar FIFO o LIFO en lugar del promedio ponderado?
▼No. El único método disponible es el Promedio Ponderado. Si necesitas FIFO, LIFO o costeo por lote o serie, este módulo no es compatible con ese requerimiento.
¿Qué pasa si me quedo sin stock y después compro de nuevo?
▼Cuando el stock llega a cero, el costo promedio se conserva como referencia pero no pondera. La primera compra posterior establece el nuevo costo promedio desde cero. Por ejemplo: si tenías 10 u a $50.000 c/u y las vendes todas, y luego compras 20 u a $60.000 c/u, el nuevo costo promedio es $60.000 c/u (no $55.000).
¿La devolución de un cliente usa el costo de la venta original?
▼No. Las notas crédito de venta se valorizan con el costo promedio vigente en la fecha de la devolución, no con el de la venta original. Si el costo promedio cambió entre ambas fechas, el asiento de reversión refleja el valor actualizado. Si caen en períodos contables distintos, el contador debe evaluar el impacto al cierre.
¿Puedo cambiar la fecha de un comprobante ya registrado?
▼Si el comprobante ya está dentro del período activo del costeo, el cambio de fecha está bloqueado. La solución es eliminar el comprobante y crearlo nuevamente con la fecha correcta.
¿La remisión o la factura es la que genera el costeo?
▼Depende de la configuración de tu empresa. Si "Remisión mueve stock" está activado, el costeo se aplica en la fecha de la remisión. Si está desactivado, se aplica en la fecha de la factura. Importante: no puedes eliminar una remisión ya facturada. Primero elimina la factura y luego la remisión.
